Receptionist

  • Paysafe
  • Montreal, QC, Canada
  • Jul 28, 2017
Full time Human Resources

Job Description

Paysafe offre une gamme complète de services de paiement. De l’émission à l’acquisition de cartes, des passerelles de paiement aux comptes de marchands, de la gestion de la fraude et du risque à celle de la conformité et des portefeuilles numériques et mobiles à la facturation, nous traitons des millions de transactions partout dans le monde tout en accordant une grande importance à nos relations à toutes les étapes du processus.

 

Paysafe est une entreprise internationale qui offre un environnement dynamique et exerce ses activités dans plusieurs pays, notamment le Royaume-Uni, la Bulgarie, l’Autriche, l’Inde, le Canada et les États-Unis.

 

Le service des Ressources humaines cherche à pouvoir le poste de réceptionniste bilingue pour son bureau de Montréal.

 

Le titulaire du poste de réceptionniste relèvera du gestionnaire des installations et devra s’assurer du déroulement harmonieux des activités dans la zone de réception et effectuer quotidiennement de nombreuses tâches administratives.

 

Heures de travail (horaire fixe) : de 8 h 30 à 17 h (37,5 heures par semaine, une heure de dîner de midi à 13 h).

Fonctions relatives au poste de réceptionniste :

  • Répondre aux appels acheminés au système téléphonique à plusieurs lignes ShorTel.
  • Accueillir les clients de façon appropriée selon les normes de sécurité PCI.
  • Veiller à la propreté de la zone d’accueil, des salles de conférence et des zones générales de travail.
  • Assurer les envois locaux et internationaux par messager et en assurer le suivi.
  • Expédier le courrier et les colis; en accuser réception et en faire la distribution.
  • Gérer les réservations pour la salle de conférence et organiser des dîners, au besoin.
  • Veiller à ce que le courrier sortant soit déposé quotidiennement au bureau de poste.
  • Tenir à jour le manuel pour le poste de réceptionniste.
  • Recueillir les demandes d’assurance collective et les envoyer par la poste.

 

Tâches administratives :

  • Aider l’équipe des Ressources humaines à accomplir diverses tâches.
  • Traiter les dépenses dans le système Expense Watch.
  • S’assurer d’avoir suffisamment de fournitures de bureau (papier à correspondance officielle, enveloppes) etc.
  • Faire l’inventaire des fournitures de bureau pour le bureau de Montréal et passer des commandes, au besoin.
  • S’assurer du bon fonctionnement de l’équipement de cuisine et passer les commandes de café et d’articles pour les machines distributrices.
  • Veiller à ce qu’il y ait une abondance d’articles et de collations dans la cuisine.
  • Effectuer des appels de service aux fins d’entretien général et s’assurer que l’entretien est effectué de manière adéquate.
  • Coordonner les dîners hebdomadaires du personnel.
  • Coordonner diverses activités de bureau, par exemple, les anniversaires (dont les anniversaires de travail), les concours pour marquer certaines fêtes (la Saint-Valentin, Noël, la Saint-Patrick, etc.)
  • Veiller à l’entretien régulier des bacs de déchiquetage.
  • Effectuer d’autres tâches, au besoin.

 

Qualifications requises :

  • Deux années d’expérience (au minimum) dans un poste semblable.
  • Bilinguisme (français et anglais); aptitude en traduction, un atout.
  • Connaissance des logiciels de Microsoft Office; connaissance d’Excel, un atout.
  • Grande discrétion, respect de la confidentialité.
  • Sens de l’organisation, motivation, autonomie.
  • Créativité

 

 

Paysafe delivers a full suite of payments solutions. From card issuing to acquiring; from payment gateways to merchant accounts; from fraud and risk to compliance; from digital wallets and mobile to invoicing - we process millions of transactions worldwide and we value our relationships at every point in the process.

 

Paysafe is a global company with a dynamic environment operating in multiple countries including the UK, Bulgaria, Austria, India, Canada and the US.

 

The Human Resources Department is recruiting for a bilingual receptionist for its office located in Montreal.

The receptionist role will report into the Facilities Manager and be responsible for overseeing the smooth functioning of the reception and for handling various office and administrative tasks daily.

 

Working Hours (Fixed Schedule): 8:30 am to 5:00 pm (37.5 hours per week). (1-hour lunch, 12-1)

 

Receptionist duties:

  • Answer a multi-line Shortel phoneline
  • Greet clients and ensure proper sign-in per security PCI standards
  • Ensure cleanliness and tidiness of reception area, conference rooms and of general work areas
  • Be responsible for sending out and tracking local and international courier shipments
  • Send, receive, distribute mail and parcels as they arrive
  • Manage conference room reservations for meetings. (set-up of lunches as needed)
  • Ensure outgoing mail is dropped off at post office daily
  • Keeping the receptionist manual up to date
  • Collect and mail Group Insurance Claims

 

Administrative duties:

  • Support HR team with various tasks
  • Process expenses in Expense Watch system
  • Maintain inventory of office stationary, (letterhead, envelopes) etc.
  • Maintain inventory and create orders for office supplies for Montreal office
  • Be responsible for ensuring the proper functioning and inventory of kitchen solutions (coffee and vending machine orders)
  • Ensure kitchen is well-stocked with necessary items and snacks
  • Place service calls for general maintenance needs and ensure proper resolution
  • Coordinate weekly staff lunches
  • Assist/coordinate various office activities/ events such as birthday's, work anniversary, holiday contests (Valentine's, Christmas, St-Patrick, etc.) 
  • Ensure regular service for Shred It bins
  • Assist other departments as needed

 

Minimum required qualifications:

  • Experience (mins. 2 years) in a similar position
  • Bilingual (English and French), translation ability an asset
  • Knowledge of Microsoft Office software, excel an asset
  • Highly discrete and respects confidentiality
  • Organized, self motivated, independent
  • Creative